Medarbejdere

Definitie van workflow – een voorgedefinieerd en herhaalbaar werkpatroon binnen een organisatie dat mogelijk gemaakt wordt door de systematische organisatie van de bronnen in processen, die materialen transformeren, diensten leveren of informatie verwerken.

Het laatste dat iemand nodig heeft, is een chaotische werkplek want dat heeft natuurlijk een negatief effect op de werknemers en hun werk. Het is daarom van essentieel belang voor degenen op kantoor om zich te realiseren wanneer de workflow op kantoor moet worden gewijzigd dat je je proactief moet opstellen bij het implementeren van deze wijzigingen. We bespreken de voordelen van het verbeteren van de workflow op kantoor en meer specifiek, hoe technologie hierbij kan helpen.

Zelfs in deze tijd is veel werk in zelfs de grootste, meest technologisch geavanceerde bedrijven nog steeds op papier gebaseerd. Dus als deze grote bedrijven, waarvan we verwachten dat ze in de voorhoede van de technologie zitten, nog steeds met papier werken, wat kunnen we dan echt verwachten van bijvoorbeeld lokale overheidseenheden, die meestal niet die vooruitziende blik en de middelen hebben om hun gemeenschappelijke vijand -inefficiëntie – te bevechten? Hoewel het verbeteren van de workflow van cruciaal belang voor groei en de productiviteit is, zorgt het er ook voor dat het bedrijf niet gebonden is aan verouderde processen, zoals de op papier gebaseerde processen.

Een verouderd proces dat voor bedrijven, die regelmatig vergaderen, echt geen optie meer zou moeten zijn, is het beheerproces van de vergaderruimten dat niet door gespecialiseerde boekingssoftware wordt uitgevoerd. Het hebben van een secretaresse of een assistent die via telefoontjes vergaderingen organiseert en dit op papier vastlegt, past echt niet meer bij een modern bedrijf waar alles dynamisch is en constant kan veranderen. Tegenwoordig kan gespecialiseerde software oneindige wijzigingen in de details van een vergadering aanbrengen en worden de updates onmiddellijk aan al diegenen, die erbij betrokken zijn, gemeld. Er is niet langer behoefte meer dan een minimale menselijke input, die in vergelijking traag, minder betrouwbaar en gewoon in het algemeen inefficiënt is.

Enkele, maar zeker niet alle, voordelen van het verbeteren van de workflow op kantoor omvatten: het verminderen van fouten, het verkorten van de administratieve tijd, het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de communicatie. Eén van de meest bepalende veranderingen in niet alleen het bedrijfsleven, maar in de hele wereld, was de uitvinding van het internet. Vanaf dat moment is de ontwikkeling in bijna alle aspecten van het bedrijfsleven en de workflows ongelooflijk snel geweest. Bijna alle huidige verbeteringen van de workflow zullen op de een of andere manier gebruikmaken van het internet. Zoals we hebben kunnen zien met de komst van e-mail, is communicatie nog nooit zo eenvoudig geweest en zijn de economische voordelen vele malen hoger dan de implementatiekosten.

Het is duidelijk dat een bedrijf, ongeacht de omvang ervan, duurzaam moet zijn en ‘met de tijd mee’ moet gaan. Bij het bepalen van welke technologische verbeteringen het bedrijf nodig heeft, is het vooral voor de workflow belangrijk om te bedenken wat de impact zal zijn. Hoewel bepaalde technologie, als je het apart bekijkt, nuttig kan zijn, moet de workflow als geheel verbeteren en als dat niet gebeurd, moet deze worden heroverwogen of worden genegeerd. Het is echter duidelijk dat een kantoor voortdurend moet proberen om met behulp van moderne technologie hun workflow te verbeteren om niet achter te blijven bij de concurrenten, die zich snel hebben aangepast en gebruikmaken van wat er beschikbaar is voor hen.