Möteplanering

Vi spenderar mycket tid på möten; definitivt mer än vi bryr oss, så det är rättvist att vi gör det mesta av den här tiden så att det inte är slöseri.

Möten är ett enkelt koncept, men de kan vara svåra att organisera och se till att de är så produktiva som möjligt.

Vi kommer att studera 4 säkra sätt att förbättra kvaliteten på dina möten:

 

1 – Se till att alla möten har en agenda

Det är viktigt att alltid ha en agenda innan man går till ett möte, helt enkelt för att det hjälper till att göra möteplanering mere effektivare och producera fler resultat som du kan agera på.

Dagorden är diskussionsämnena, och med detta undviker att assistenterna till mötet glömmer att presentera dessa viktiga ämnen. Beslut kan fattas med tillräcklig hänsynstagande som en grupp, snarare än att rusa ut ur mötet.

En viktig fördel med att ha en agenda är den organisation som leder mötet, som även kan överföras till hela företaget. Viktiga aktiviteter prioriteras, produktiviteten ökar och mötesdeltagarna är mer fokuserade.

 

2 – Håll anteckningar och protokoll från mötet

För att maximera användbarheten av mötena, var noga med att hålla exakta anteckningar och att protokollet från mötena distribueras, när det är möjligt, inom tjugofyra timmar.

De välskrivna mötesprotokollen kan skapa en handlingsplan för ledare och anställda. Det pekar på hur, när, var och vem fattade besluten, och denna handlingsplan hjälper arbetet att verkligen äga rum. För dem som inte kan delta i möten kan protokollet innehålla väsentlig information för att hålla dem informerade.

Att ta protokollet från mötena låter enkelt, men faktiskt, att bli gjort korrekt och vara mer användbart, skulle idealet vara för någon utbildad att ta dem. Diskussioner kan vara förvirrande och gå fram och tillbaka mellan människor och poäng. Vissa debatter kan vara inarticulate, så det är nödvändigt att en utbildad person följer dem och kan sammanfatta med precision vad som har diskuterats.

 

3 – Uppföljning

Medan den största oro när det gäller möten kan vara att alla är på ett ställe samtidigt, det som händer efter mötet är lika viktigt. Att gå vidare till nästa möte utan att ha genomfört det som överenskommits vid det sista mötet är frustrerande och oacceptabelt i en professionell miljö och det borde folk vara ansvariga för detta.

 

4 – Använd teknik till din fördel

Användar du fortfarande penna och papper för att organisera dina möten? Det är dags att modernisera! Använd möteshanteringsprogramvara för att reservera mötesrum, bjuda in deltagare och analysera resurser. Tekniken har gjort mötena oändligt effektivare och produktiva, eftersom videosamtal under möten nu är normen, så det är nästan oförklarligt att inte kunna delta.